Gestionale in cloud: è sicuro? Dove stanno i dati, backup e GDPR spiegati semplice

"Ma i miei dati online sono al sicuro?" È la domanda che mi fanno più spesso quando propongo un gestionale in cloud. È giusta, e merita una risposta concreta. Ecco le domande da farsi e le misure tecniche che fanno davvero la differenza.

Cosa vuol dire "in cloud"?

Vuol dire che il programma e i dati non stanno su un computer in ufficio, ma su server di un fornitore specializzato (per esempio un database gestito), a cui si accede via internet da browser, tablet o telefono. Il vantaggio è che il server è mantenuto, aggiornato e sorvegliato 24 ore su 24 da chi lo fa di mestiere, cosa difficile da garantire con un PC sotto la scrivania.

Dove si trovano fisicamente i miei dati?

Ogni servizio cloud permette di scegliere la regione dei server. Per un'azienda italiana è bene scegliere una regione nell'Unione Europea (per esempio Francoforte o Parigi): i dati restano sotto il GDPR e si evitano complicazioni sui trasferimenti all'estero.

Chi può vedere i miei dati?

Qui la parte tecnica conta molto:

• Crittografia in transito: il collegamento tra te e il server deve usare HTTPS (TLS), il lucchetto nel browser. Nessuno "in mezzo" può leggere i dati.
• Crittografia a riposo: i database dei principali fornitori cifrano i dati salvati sui dischi (di solito con AES-256).
• Permessi per ruolo: un dipendente vede solo i propri dati, il responsabile quelli del suo reparto, l'amministratore tutto. Nei database PostgreSQL questo si può imporre direttamente nel database con le Row Level Security (RLS): anche se l'app sbagliasse, il database non restituisce righe che l'utente non può vedere.
• Accessi sicuri: password robuste e, dove possibile, autenticazione a due fattori (2FA).

Cosa succede se si rompe qualcosa o cancello un dato per errore?

Servono i backup, e devono essere automatici e verificati. La regola classica è la 3-2-1: almeno 3 copie dei dati, su 2 supporti diversi, di cui 1 in un luogo separato. Molti database gestiti offrono anche il ripristino a un momento preciso (point-in-time recovery): si può tornare allo stato di ieri alle 15:42, per esempio prima di una cancellazione sbagliata.

Una domanda utile da fare al fornitore: "ogni quanto viene fatto il backup e quanto ci vuole a ripristinarlo?"

E il GDPR?

Se nel gestionale ci sono dati di persone (dipendenti, clienti) il GDPR si applica. I punti chiave, in breve:

• Art. 28: chi gestisce i dati per conto tuo (lo sviluppatore, il fornitore cloud) è un responsabile del trattamento e va nominato con un accordo scritto (il cosiddetto DPA).
• Art. 32: servono misure di sicurezza adeguate: cifratura, controllo degli accessi, backup, capacità di ripristinare i dati.
• Minimizzazione: raccogliere solo i dati che servono davvero, e tenerli solo per il tempo necessario.

Non serve diventare esperti di diritto: basta pretendere che queste cose siano previste e scritte.

Checklist da portare alla riunione

• I server sono in Europa?
• La connessione è HTTPS e i dati sono cifrati anche a riposo?
• Ci sono ruoli e permessi diversi per le persone?
• Esiste la 2FA per gli accessi?
• I backup sono automatici? Ogni quanto? Sono stati provati?
• Posso esportare tutti i miei dati quando voglio (es. in Excel o CSV)?
• C'è un accordo scritto (DPA) sul trattamento dei dati?

Se la risposta è sì a tutte, un gestionale in cloud è in genere più sicuro di un file Excel sul PC dell'ufficio o in una chiavetta.

Nei gestionali che sviluppo, come FormaliaSuite HR, uso database PostgreSQL gestiti con permessi per ruolo e accessi separati per dipendenti e responsabili. Se vuoi capire come metterebbe al sicuro i tuoi dati, scrivimi.