Orbit: 20 ore al mese risparmiate automatizzando registri e report della formazione

Nella formazione aziendale c'è una parte del lavoro che nessuno vede: la burocrazia dopo il corso. Registri presenze, report delle edizioni, file delle assenze. Ogni mese questi documenti venivano preparati a mano, copiando dati da Zoom, da Excel e dall'anagrafica dei dipendenti.

Ho costruito Orbit per togliere di mezzo tutto questo lavoro ripetitivo.

Il problema: tre fonti di dati, zero collegamenti

Per ogni corso online servivano:

• i registri presenze di ogni sessione, partendo dai file dei partecipanti esportati da Zoom;
• un report dell'edizione in Excel, con i dati dei dipendenti;
• il file assenze e recuperi, completato con codice fiscale e data di assunzione.

Tre documenti, tre fonti diverse, un sacco di copia-incolla. E ogni copia-incolla è un'occasione di errore.

La soluzione: un solo file, tutte le automazioni

Orbit è un unico file HTML protetto da password che raccoglie le automazioni in un hub. Funziona anche senza internet: si apre, si carica il file di partenza e una procedura guidata accompagna passo per passo fino al documento finito.

• Modello B: registri presenze in PDF per ogni sessione, generati dai CSV di Zoom, con firma digitale e conformi al modello di Regione Lombardia.
• Report Edizione: un Excel per ogni edizione del corso, collegato in automatico all'anagrafica tramite codice fiscale.
• Assenze: il file si completa da solo con i dati mancanti.

Perché un file e non un'applicazione online

Non sempre serve un server. Qui la priorità era la semplicità: niente installazioni, niente account, niente dati che escono dal computer. Un file che si apre e funziona, anche in ufficio senza connessione.

Il risultato

Circa 20 ore di lavoro manuale risparmiate ogni mese. Tempo che oggi va in attività che contano davvero, invece che nel copiare numeri da una tabella all'altra.

Se anche nella tua azienda ci sono documenti che ogni mese "si fanno a mano", probabilmente si possono automatizzare: scrivimi e ne parliamo.